介護事業所が行う電子帳簿保存法（電帳法）への対応【前編】

気にはなっているものの、話題にはならない（したくない）、そして、いまだによくわからない「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律（以下、電子帳簿保存法）」。実際のところ、施行へのカウントダウンが始まっているインボイスも含めて、私たちに浸透していないと感じています。おそらくですが、税理士であっても、理解してきちんと説明できる人はどれくらいいるのか（汗）と思ってしまいます。ところが、時間は止まりません。その時期がきたら対応しなければいけません。もちろん介護事業所も例外ではありません。

関連記事：「令和５年１０月１日開始のインボイス制度(適格請求書等保存方式)と介護事業者の今後の対応について」

電子帳簿保存法の原則と例外〔宥恕（ゆうじょ）措置〕

電子帳簿保存法が改正され、令和４年１月１日から施行されました。1月からは、電子的記録の保存を行う場合は、下記３つのパターンに区分して保存を行っていきます。

① 電子帳簿・書類保存制度（電子的に作成した帳簿書類をデータのまま保存）
② スキャナ保存制度（紙で受領・作成した書類を画像データに変換して保存）
③ 電子取引データ保存制度（電子的に授受した取引情報をデータのまま保存）

ただし、令和４年１月１日から令和5年12月31日までの２年間について延期する措置（宥恕措置）が設けられました。この宥恕措置のおかげで、特段何も準備せずに今に至っている事業所が多いと思います。

宥恕措置の適用要件は以下の通りです。難しい事はありません。

【宥恕措置の適用要件】
・保存要件に従って保存できなかったということについてやむを得ない事情があること
（やむを得ない事情の例：準備に時間を割けない、対応できる人員が不足等）

・税務調査等の際にプリントアウトしたものを提示・提出できるようにしていること

電子帳簿保存法改正のポイント

今回の改正によって、何が何でも電子データで保存しなければいけないということではありません。問題となるのは、③ 電子取引データ保存制度です。

① 電子帳簿・書類保存制度　
⇒　自分で作成した総勘定元帳や決算報告書等の帳簿書類は紙に印刷して保存していればOK。あえて電子データとして保存する必要なし。

② スキャナ保存制度　
⇒　紙で受領した領収書や請求書、自己作成した書類はそのまま、紙の状態で保存していればOK。あえて電子データとして保存する必要なし。

③ 電子取引データ保存制度　
⇒　これが今回の論点。電子取引によって受領した電子データは、電子データのまま保存しなければならない（義務）。もちろん並行して紙に印刷して保存することは構わない。

電子取引とは、取引情報の授受を電磁的方式により行う取引を言います。例を挙げると下記のものとなります。

【電子取引データの例】　
・電子メールでやりとりした見積書、請求書、領収書、受領書等
・アマゾンや楽天等のウェブサイトからダウンロードする見積書、請求書、領収書、受領書等
・クラウドサービスを使った電子請求書や領収書等
・ペーパレスFAXでやりとりした見積書、請求書、領収書、受領書等

なお、コンビニ等でクレジットカードや交通系ＩＣカードで支払って商品を買う取引は電子取引ですが、取引情報の授受はアナログの紙レシートなので対象外です。しかし、クレジットカードなどの１か月の利用状況をまとめた利用明細書をダウンロードして入手した場合の電子データは対象となります。最近は金融機関のWeb通帳が増えていますが、このWeb通帳も電子取引の対象となります。

今回は、電子帳簿保存法の概要を紹介してきましたが、【後編】では電子的記録の保存を行う場合の3つのパターンの内容についてみていきます。
⇒「介護事業所が行う電子帳簿保存法（電帳法）への対応【後編】」