いまや、介護ソフトを使ってケアプランを作成し、毎月の国保連への介護給付費の請求はインターネット回線を利用した伝送請求が当たり前になっていますが、居宅介護支援事業所と介護サービス事業所の間でやりとりされる、サービス提供票・実績票はどうでしょうか？
介護ソフトから印刷し、その書類をFAXや郵送でやりとりすることが多いでしょうか？
それともデータ形式でやりとりしているでしょうか？
厚生労働省では近年、ケアプランのうちサービス提供票の予定と実績をデータ連携するための「ケアプラン標準仕様」を作成し、また来春、令和５年４月には、安全な環境で効果的にデータのやりとりを可能とするための「ケアプランデータ連携システム」を本格稼働させる予定と発表しています。
サービス提供票を書類でやりとりする場合と、データでやりとりする場合では、いったいどのような違いがあるのでしょうか？また、データ連携により期待される効果とはどのようなものなのでしょうか？
業務の流れを順に追って比べてみましょう。
動画でも解説しています
サービス提供票・実績票を書類でやりとりする場合
業務の流れと発生しているコスト
居宅介護支援事業所では、介護ソフトを使って作成したケアプラン、サービス提供票を印刷し、取引先の介護サービス事業所へFAXや郵送、あるいは手渡しで届けます。
サービス提供票を受け取った介護サービス事業所は、サービス実績票を作成・印刷し、居宅介護支援事業所へ返送します。
居宅介護支援事業所は、戻ってきた実績票を参照しながら、利用者ごとに介護ソフトに実績を登録し、国保連への請求書を作成します。
提供票を印刷するための紙やインク代、各取引先事業所へ提供票を届けるための通信費や交通費、それらを行うための人件費などの費用や労力がかかっています。
また、利用者や取引先が増えれば増えるほど作業量も増えてしまうため、職員にかかる作業負担や事業所にかかる費用負担も増えていってしまいます。
さらに、人手を介すことによるミスはつきものですが、介護報酬の請求が返戻となり、予定通り報酬を受け取れないケースが発生してしまうと、事業所の経営にも大きな影響を与えかねません。
サービス提供票・実績票をデータでやりとりする場合
サービス提供票をデータでやりとりすると削減できるコスト
サービス提供票をデータのままやりとりする場合、印刷や書類を受け渡すための手間と費用を減らすことができます。
また、実績もデータで受け取れると、まとめて介護ソフトに取り込むことができるので、転記作業の時間とミスも減らすことができます。
本当にサービス提供票をデータでやりとりできるの？
でも「どの取引先ともデータでやりとりしたいけど、同じメーカーのソフトを使っているところとしかできないのでは？」とか「メールで利用者さんの大事な情報をやりとりするなんて、誤送信や個人情報の漏洩が心配！」とお思いの方もいらっしゃるのではないでしょうか？
標準仕様対応の介護ソフトとケアプランデータ連携システムを利用するとどうなる？
厚生労働省が作成した「ケアプラン標準仕様」に対応した介護ソフト同士なら、異なるメーカーのソフト同士でもデータのやりとりができるんです！
少し前の、令和２年度の調査段階でも、標準仕様対応済み・対応予定の介護ソフトメーカーが約半数の88件あって、標準仕様対応済みのソフトを利用している介護事業所の割合は65%だったんです。今ではさらに多くの事業所が標準仕様対応の介護ソフトを使っていると考えてよさそうですね。
そして、厚労省から依頼されて国保中央会が準備を進めている「ケアプランデータ連携システム」が来春、令和５年４月から本格稼働すると、電子証明書による暗号化など、セキュリティを確保した環境下で取引先とケアプランデータのやりとりができるようになります。
複数の取引先用に用意したデータを一括送信できる機能もあり、送信データに含まれる事業所番号を参照して、システムが自動で送信先事業所を判別してくれるから、誤送信の心配も解消できますね。
ケアプランデータ連携を利用する事業所が増えれば増えるほど、業務の効率化や、負担軽減が促進されていくので、是非、地域の関係者の皆さんご一緒に、活用を検討してみてはいかがでしょうか？
介護報酬ソフト『楽すけ』は標準仕様に対応済みです！
介護報酬ソフト『楽すけ』はすでに標準仕様に対応しており、他社ソフトを利用している事業所とのやりとりを始めているユーザーさんもいらっしゃいます。
ケアプランデータ連携システムの本格稼働を控え、今後ますます標準仕様対応ソフトを利用する事業所が増えていくと予想されます。まずはその操作感を体験してみてはいかがでしょうか？
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【関連ページ】
楽すけネット »マニュアル・よくある質問 »介護保険版『楽すけ』 の操作 »16 データ受け渡し
● ケアプラン標準仕様連携 データ受け渡し手順【居宅介護支援事業者版】
● ケアプラン標準仕様連携 データ受け渡し手順【サービス事業所版 ・密着サービス事業所版】
参考資料
〇 公益社団法人国民健康保険中央会 >1月24日開催「ケアプランデータ連携システム説明会」 [国保中央会のホームページが開きます]
資料：「介護現場における生産性向上について ～ケアプランデータ連携システムの背景～」
資料：「ケアプランデータ連携システムについて ～システムの全体概要と機能～」
○ 介護保険最新情報vol.1096（「ケアプランデータ連携システム」の概要等の 周知について（情報提供））（令和４年９月６日厚生労働省老健局高齢者支援課事務連絡）https://www.mhlw.go.jp/content/000986033.pdf [厚生労働省のホームページが開きます]
〇介護保険最新情報vol.1109（「ケアプランデータ連携システム」の概要等の周知について（情報提供（Ver.2）））令和4年10月26日厚生労働省老健局高齢者支援課事務連絡
https://www.mhlw.go.jp/content/001005677.pdf [厚生労働省のホームページが開きます]
〇 厚生労働省 介護現場におけるICTの利用促進
https://www.mhlw.go.jp/stf/kaigo-ict.html [厚生労働省のホームページが開きます]
３．介護現場における情報連携の促進
（１）居宅介護支援事業所と訪問介護などのサービス提供事業所間における情報連携の標準仕様
※いずれもこの記事を書いた令和5年1月時点の情報です。必ず最新の情報で確認してください。